Scrum: O Dobro do Trabalho na Metade do Tempo

Para aqueles que acreditam que há uma forma mais eficiente de fazer as coisas, Scrum é a resposta ideal para transformar a maneira como sua empresa trabalha, cria, planeja e pensa. Trata-se de um processo que tem mudado o modo de gerir projetos em inúmeros negócios. Jeff Sutherland; co-criador do Scrum, empreendedor que desenvolveu a primeira equipe de Scrum há mais de vinte anos e autor do livro “Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”; apresenta de maneira brilhante a iniciativa de se trabalhar mais, gastando menos tempo, sem desperdícios e eliminando as abstrações.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Método da Cascata

 

Você sabe do que se trata o método da cascata? Vamos lhe explicar com uma história verídica.

Um pouco antes do atentado às torres gêmeas em 11 de setembro, o FBI era o responsável por investigar e identificar atividades suspeitas e terroristas perto e ao redor deles, como a entrada de ativistas no país semanas e meses antes do acontecido. Porém o FBI tinha um método ultrapassado para lidar com arquivos de casos de investigações, por isso, eles não conseguiam unir os dados suficientes para identificar suspeitos. Pelo fato desse método falho ter atrapalhado todo esse processo, enquanto isso havia estrangeiros suspeitos tendo aulas de voo e cuidando da vigilância sem o conhecimento da agência.

Após o ataque acontecer, a comissão do 11 de setembro conduziu uma investigação profunda para identificar porque a agência permitiu que o atentado ocorresse. Motivo: os analistas não tinham acesso às informações que deveriam analisar. A carência pela tecnologia e facilidade de acesso às informações necessárias foi, talvez, a principal razão do FBI ter falhado de forma grave nos dias anteriores ao 11 de setembro. Outros sistemas foram testados após o ocorrido e também falharam.

O grande problema de tudo isso não era a falta de pessoas inteligentes, não tinha nada a ver com a ética de trabalho. A grande questão era a forma como as pessoas trabalhavam, e o modo como a maioria das pessoas ainda trabalha hoje em dia.

Essas pessoas estavam seguindo o método da cascata. Os gráficos simulando um efeito cascata eram chamados de diagramas de Gantt. Conhecidos pelos diagramas complexos e bonitos, prometiam sempre resolver a vida das pessoas. Etapas importantes, sem possibilidade de mudança de planos, datas de entrega imutáveis. Diagramas impressionantes de se ver, porém sempre errados e que nunca funcionavam.

 

 

 

 

 

 

 

O método da cascata ficou bastante conhecido e foi usado na época da primeira guerra mundial. E todos que estudaram essa guerra sabem que a organização não foi um ponto forte. Então porque será que o método que foi falho na primeira guerra passou a ser aplicado ao gerenciamento de projetos em pleno século 21? Eis a questão.

 

 

Scrum: Uma Nova Forma de Pensar

 

Após muita pesquisa, análise de dados e experimentações, Jeff Sutherland encontrou uma nova forma de lidar com os projetos de um jeito eficaz: o scrum. O mesmo se tornou muito útil na área de desenvolvimento de software além de mudar a forma de trabalho em diversas empresas gigantes como a Google, Amazon, Salesforce.com, e também pequenas Startups.

O termo “Scrum” vem do Rúgbi e se refere a como o time se une para avançar com a bola pelo campo. Tudo a ver, né? Tudo é alinhado: o posicionamento, propósito e o objetivo. Assim como deve funcionar numa empresa.

 

 

 

 

 

 

 

Há dois métodos de fazer as coisas: o antigo método da cascata, que gasta muito dinheiro e não dá resultados; ou o Scrum, que com menos gente e menos tempo, entrega mais resultados com melhor qualidade e custos melhores.

O segredo do Scrum funcionar bem, é por conta de ter sido observado e avaliado por pessoas que trabalham na realidade, e não como elas afirmam trabalhar. São duas questões diferentes. Geralmente, ao desenvolver um projeto, a gerência coloca dois elementos como obrigatoriedade: controle e previsibilidade. Mas não é assim que funciona. Toda e qualquer tentativa de restringir o empreendimento humano em diagramas, gráficos, sem focar na realidade com a qual as pessoas produzem as coisas, limitando a criatividade, é um caminho para o fracasso.

Agora que já conhece como e porquê o Scrum surgiu, como aplicá-lo em sua empresa?

 

Como Funciona o Scrum?

 

Um fato que muitas pessoas já devem ter percebido é que o ser humano é muito ruim em prever o tempo e o esforço que as atividades vão exigir. E é nisso que o Scrum ajuda.

Acolhendo a incerteza e criatividade, as equipes avaliam o que já criaram e o que é igualmente importante. Os ciclos são chamados de “sprints”, e no início de cada ciclo existe uma reunião para planejar esse sprint. A equipe estipula a quantidade de trabalho a ser realizado e quanto tempo cada tarefa levará.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

No final de um sprint os participantes se reúnem e mostram o que conseguiram fazer naquele tempo. Será que estimaram o tempo errado para cada tarefa? Será que escolheram tarefas demais? O foco dessa etapa é estabelecerem uma noção básica de ritmo de trabalho e a velocidade que conseguem atingir.

O ideal é que após mostrarem tudo que conseguiram realizar, cheguem em uma conclusão de como trabalhar melhor e quais foram os obstáculos que atrapalharam o processo, para eliminá-los da próxima vez.

Há, também, o ciclo de “inspeção e adaptação”, no qual todos param para analisar o que estão fazendo, se é aquilo que o cliente realmente quer, e como podem obter resultados melhores. Scrum tem a ver com a melhora da produtividade de muitas pessoas, tem a ver com a colaboração com o cliente em vez de negociação com ele, tem a ver com responder às mudanças em vez de seguir um plano. Não existe uma metodologia.

 

A Galinha e o Porco

 

Há uma piada antiga do scrum retratada por uma fábula, que ajuda a entender o que é estar comprometido com o projeto de forma a fazê-lo funcionar, a história da galinha e do porco:

Uma galinha e um porco estão caminhando pela estrada, e a galinha diz:

– “Ei, porco, eu acho que a gente devia abrir um restaurante.”

– “E qual vai ser o nome dele?”, pergunta o porco

– “Que tal ‘‘presunto e ovos’’?”

– “Não obrigado.”, responde o porco. “Eu teria que me comprometer, mas você só precisaria se envolver.”

A ideia do scrum é que os porcos são aqueles que são completamente comprometidos com o trabalho. Já as galinhas são as pessoas informadas sobre os progressos realizados, ou seja, os stakeholders.

 

Conclusão

 

A eliminação do desperdício deve ser o principal objetivo de uma empresa. O Scrum promove a união das equipes para criar grandes projetos visando a realidade e não a expectativa, o que exige que todos enxerguem a meta final e façam entregas parciais para atingi-la.

Desta nova forma de pensar no scrum e após ter entendido como ele funciona, podemos concluir algumas coisas:

– Planejar é muito útil, mas seguir os planos cegamente é burrice. Inclua no seu método de trabalho a possibilidade de mudança, descoberta e inovação.

– Deixe acontecer a fase de inspeção e adaptação, e de tempos em tempos, pare o que está fazendo, revise o que já fez e verifique se deveria continuar fazendo o mesmo ou se pode fazer melhor.

– Não tenha medo de mudanças, não fique preso ao modo antigo de fazer as coisas. Não tenha medo de inovar. O comando controle e previsibilidade rígida são o segredo para o fracasso. Pois, nesse meio-tempo, o concorrente que estiver disposto a inovar vai deixar você para trás.

– Fracasse o mais rápido possível para que possa corrigir o problema o quanto antes.

O trabalho que não resulta em valor real é loucura, portanto, não tenha medo de errar e procure errar o mais rápido possível para que ainda seja possível reparar o erro e aprender com o mesmo para não repeti-lo depois.

 

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